lunes, 24 de mayo de 2010

Coordinadoras de eventos

Hoy en día es común que para organizar un evento una se pregunte si necesita ayuda de un experto. En estos casos, la persona a la que puedes recurrir es a una coordinadora de eventos; sin embargo.. ¿cuáles son los aspectos a considerar a la hora de buscar el servicio?

A continuación te presentamos algunos de los más importantes:

a) Considera el tiempo que tienes para preparar tu evento - sobre todo cuando el tiempo es poco es probable que el servicio de la coordinadora te ayude a tener todo listo a tiempo y sin tanto estrés.

b) Determina tu presupuesto - como cualquier servicio, la coordinación de eventos también tiene un precio que debes considerar en tu presupuesto.

c) Toma en cuenta los horarios de los proveedores - la mayoría de los proveedores implicados en la organización de un evento (flores, comida, recuerditos, decoración, música, etc.) tienen un cierto horario para ateción a clientes. Si tú trabajas y sales tarde, es probable que no los consigas o que sea más complicado. Si éste es el caso, la coordinadora puede apoyarte, ya que tú estarías tratando con ella y ella podría contactar a los proveedores en los horarios establecidos.

d) Asegúrate de elegir una coordinadora con la que te identifiques y entienda lo que quieres - esto es muy importante ya que esta persona estará a cargo de gran parte de la planeación y organización del evento, lo cual implica que el resultado dependerá en gran medida del esfuerzo conjunto que realicen las dos.

e) Pide referencias de eventos pasados - como cliente potencial, tú puedes solicitar a la coordinadora un catálogo de eventos pasados, para que veas qué experiencia tiene en el evento de tu interés y qué es lo puede hacer por tí.

f) Aprovecha la experiencia y los contactos - ser una coordinadora de eventos trae consigo mucha experiencia al respecto, lo cual puede ser muy útil al momento de planear tu celebración (no empezarías desde cero). Así mismo, dado que las coordinadoras manejan muchos eventos, es muy posible que tengan contactos con varios proveedores de tu interés y que puedas obtener un mejor servicio o incluso descuentos.

Estos son algunos de los puntos a considerar si estás evaluando la opción de contratar el servicio de coordinación. Por supuesto, si tú tienes el tiempo y la ilusión, también puedes preparar el evento de tus sueños por tí misma o con ayuda de tus seres queridos. Seguramente el resultado también será encantador.

Como conclusión, la decisión de contratar el servicio o no dependerá de 3 factores:

a) El tiempo disponible que tienes
b) Tu presupuesto
c) El grado de involucramiento que deseas tener en todo el proceso

jueves, 6 de mayo de 2010

Checklist para graduación

Es común que a partir de mayo comiencen las graduaciones en las escuelas. Si te encuentras involucrada en la organización de una graduación, estos son algunos detalles que no debes olvidar para que la fiesta sea inolvidable:

a) Determinar número de invitados - esto será básico para poder elegir el lugar del evento y para todo lo que se deberá comprar/ordenar para la fiesta.

b) Elegir el tema de la fiesta - actualmente se acostumbra que las graduaciones tengan un tema (Venecia, Hollywood, Los Oscares, etc), el cual se aplica en el diseño de todo el evento, desde decoración del salón hasta invitaciones.

c) Hacer un presupuesto - en él deberás incluir todos los aspectos que impliquen un gasto - invitaciones, música, comida, decoración, salón, etc. De esta forma podrás determinar el precio de los boletos; con el fin de evitar pérdidas.

d) Imprimir invitaciones y boletos - es muy importante que esto se haga con tiempo, pues será una fuente de fondos para pagar todos los gastos de la graduación. Te recomendamos que elijas un diseño de acuerdo al tema de la fiesta. Así mismo, es importante que al momento de entregarlas te asegures de llevar un control de entregas y pagos para evitar contratiempos.

e) Comida - normalmente el servicio de comida lo puedes contratar en el salón del evento y podrás elegir de entre varios menús el que mejor se adapte a sus gustos, presupuestos y por qué no, también al tema seleccionado. No olvides considerar la bebida y el postre también.

f) Decoración del salón - en las fiestas temáticas este punto es básico, pues implica no sólo los centros de mesa (incluyendo menús y números de mesa) sino también decoración de paredes, entrada y lugar para tomar fotografías. Es importante que la decoración se planeé con tiempo; sobre todo porque se trata de un elemento que pondrá mucho ambiente al evento y que deberá colocarse con oportunidad en el salón.

g) Música - es necesario que consideres música para la fiesta y para la cena/comida, ya que normalmente es diferente. Para esto hay varias opciones: Luz y sonido, grupo en vivo, música instrumental, etc.

h) Recuerditos - como en toda ocasión especial no pueden faltar. Asegúrate que sea algo lindo y útil que los invitados vayan a conservar.

i) Planeación de tiempos - es necesario que hagas una planeación cuidadosa de los tiempos del evento: recepción, comida, fotografías, baile, etc. Esto es muy importante, si quieres que todo salga bien y de acuerdo a tus deseos. Te recomendamos dar una copia del itinerario al salón y a los músicos para que sepan cuándo deben hacer lo que les corresponde.

j) Recepción - será muy importante que contemples apoyo para la recepción de los invitados, con la finalidad de darles la bienvenida, recoger los boletos y guiarlos hasta su mesa. Esto implicará una asignación de lugares previa y mucha coordinación para evitar malas experiencias.

Esperamos que esta lista sea de utilidad en la planeación de la próxima graduación en la que participes. Recuerda que una buena planeación previa te permitirá disfrutar al máximo el día del evento. ¡SUERTE!

martes, 4 de mayo de 2010

Para el día de las madres

En Parttis sabemos lo importante que es festejar a nuestras queridas mamás. En caso de que estés en busca de detallitos para esta fecha tan especial, aquí te tenemos algunas recomendaciones:

a) Album/tarjeta scrapbook - Si a tu mamá le gustan las fotos, puedes crear un album tipo scrapbook como regalo con sus fotos favoritas de toda la familia, o bien una tarjeta con la foto perfecta. Seguro le encantará.

b) Tarjetas de presentación o de regalo con el nombre de tu mamá - Pueden resultar un detalle perfecto y muy útil, y se pueden hacer de acuerdo al gusto de la festejada. Conoce nuestros catálgos disponibles en Facebook.


c) Tarjetitas y sobres personalizados - Sin duda, siempre resulta útil tener tarjetitas bonitas en las que se puedan escribir mensajes para distintas ocasiones especiales (felicitaciones, agradecimientos, etc.). Por esta razón, regalarle a tu mamá un set personalizado pudiera ser un regalito perfecto. Tip: Puedes incluir un sellito con nombre o su inicial.

d) Recetarios - Si a tu mamá le gusta la cocina, un recetario pudiera ser una excelente alternativa. Puedes comprar uno sobre los platillos que más le gusten, o bien, regarlarle una cajita con tarjetitas para que ella escriba sus favoritas.



e) Set de jardinería - En caso de que tu mamá sienta afición por los jardines y las plantas, regarle un set de jardinería puede ser un buen regalito. Incluso puedes incluir alguna maceta con su flor favorita o un libro.

f) Comida - Sabemos que en muchas ocasiones, el 10 de mayo amerita una comida familiar. Si éste es el caso, te sugerimos personalizar la comida. Recuerda que puedes tener portavasos, servilletas, agitadores, pastel, panquecitos, bolsitas de dulces, chocolatitos, confetti y arreglos de acuerdo al tema de tu elección. Tip: Puedes referirte a nuestro artículo sobre "Detallitos para la decorar la Mesa" para tener más ideas.



g) Diario - Es común que muchas personas disfruten el escribir sus pensamientos, reflexiones y sentimientos en diarios personales. Si a tu mamá le gusta esto, puedes obsequiarle un bonito diario y seguro le encantará.

h) Libros - Si tu mamá es una lectora de corazón, regarlarle un buen libro nunca fallará.

Como ves, estas son algunas ideas de lo que podrías regalarle a tu mamá en su día. No olvides que lo más importante es que le digas cuánto la quieres.