jueves, 6 de mayo de 2010

Checklist para graduación

Es común que a partir de mayo comiencen las graduaciones en las escuelas. Si te encuentras involucrada en la organización de una graduación, estos son algunos detalles que no debes olvidar para que la fiesta sea inolvidable:

a) Determinar número de invitados - esto será básico para poder elegir el lugar del evento y para todo lo que se deberá comprar/ordenar para la fiesta.

b) Elegir el tema de la fiesta - actualmente se acostumbra que las graduaciones tengan un tema (Venecia, Hollywood, Los Oscares, etc), el cual se aplica en el diseño de todo el evento, desde decoración del salón hasta invitaciones.

c) Hacer un presupuesto - en él deberás incluir todos los aspectos que impliquen un gasto - invitaciones, música, comida, decoración, salón, etc. De esta forma podrás determinar el precio de los boletos; con el fin de evitar pérdidas.

d) Imprimir invitaciones y boletos - es muy importante que esto se haga con tiempo, pues será una fuente de fondos para pagar todos los gastos de la graduación. Te recomendamos que elijas un diseño de acuerdo al tema de la fiesta. Así mismo, es importante que al momento de entregarlas te asegures de llevar un control de entregas y pagos para evitar contratiempos.

e) Comida - normalmente el servicio de comida lo puedes contratar en el salón del evento y podrás elegir de entre varios menús el que mejor se adapte a sus gustos, presupuestos y por qué no, también al tema seleccionado. No olvides considerar la bebida y el postre también.

f) Decoración del salón - en las fiestas temáticas este punto es básico, pues implica no sólo los centros de mesa (incluyendo menús y números de mesa) sino también decoración de paredes, entrada y lugar para tomar fotografías. Es importante que la decoración se planeé con tiempo; sobre todo porque se trata de un elemento que pondrá mucho ambiente al evento y que deberá colocarse con oportunidad en el salón.

g) Música - es necesario que consideres música para la fiesta y para la cena/comida, ya que normalmente es diferente. Para esto hay varias opciones: Luz y sonido, grupo en vivo, música instrumental, etc.

h) Recuerditos - como en toda ocasión especial no pueden faltar. Asegúrate que sea algo lindo y útil que los invitados vayan a conservar.

i) Planeación de tiempos - es necesario que hagas una planeación cuidadosa de los tiempos del evento: recepción, comida, fotografías, baile, etc. Esto es muy importante, si quieres que todo salga bien y de acuerdo a tus deseos. Te recomendamos dar una copia del itinerario al salón y a los músicos para que sepan cuándo deben hacer lo que les corresponde.

j) Recepción - será muy importante que contemples apoyo para la recepción de los invitados, con la finalidad de darles la bienvenida, recoger los boletos y guiarlos hasta su mesa. Esto implicará una asignación de lugares previa y mucha coordinación para evitar malas experiencias.

Esperamos que esta lista sea de utilidad en la planeación de la próxima graduación en la que participes. Recuerda que una buena planeación previa te permitirá disfrutar al máximo el día del evento. ¡SUERTE!

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