lunes, 24 de mayo de 2010

Coordinadoras de eventos

Hoy en día es común que para organizar un evento una se pregunte si necesita ayuda de un experto. En estos casos, la persona a la que puedes recurrir es a una coordinadora de eventos; sin embargo.. ¿cuáles son los aspectos a considerar a la hora de buscar el servicio?

A continuación te presentamos algunos de los más importantes:

a) Considera el tiempo que tienes para preparar tu evento - sobre todo cuando el tiempo es poco es probable que el servicio de la coordinadora te ayude a tener todo listo a tiempo y sin tanto estrés.

b) Determina tu presupuesto - como cualquier servicio, la coordinación de eventos también tiene un precio que debes considerar en tu presupuesto.

c) Toma en cuenta los horarios de los proveedores - la mayoría de los proveedores implicados en la organización de un evento (flores, comida, recuerditos, decoración, música, etc.) tienen un cierto horario para ateción a clientes. Si tú trabajas y sales tarde, es probable que no los consigas o que sea más complicado. Si éste es el caso, la coordinadora puede apoyarte, ya que tú estarías tratando con ella y ella podría contactar a los proveedores en los horarios establecidos.

d) Asegúrate de elegir una coordinadora con la que te identifiques y entienda lo que quieres - esto es muy importante ya que esta persona estará a cargo de gran parte de la planeación y organización del evento, lo cual implica que el resultado dependerá en gran medida del esfuerzo conjunto que realicen las dos.

e) Pide referencias de eventos pasados - como cliente potencial, tú puedes solicitar a la coordinadora un catálogo de eventos pasados, para que veas qué experiencia tiene en el evento de tu interés y qué es lo puede hacer por tí.

f) Aprovecha la experiencia y los contactos - ser una coordinadora de eventos trae consigo mucha experiencia al respecto, lo cual puede ser muy útil al momento de planear tu celebración (no empezarías desde cero). Así mismo, dado que las coordinadoras manejan muchos eventos, es muy posible que tengan contactos con varios proveedores de tu interés y que puedas obtener un mejor servicio o incluso descuentos.

Estos son algunos de los puntos a considerar si estás evaluando la opción de contratar el servicio de coordinación. Por supuesto, si tú tienes el tiempo y la ilusión, también puedes preparar el evento de tus sueños por tí misma o con ayuda de tus seres queridos. Seguramente el resultado también será encantador.

Como conclusión, la decisión de contratar el servicio o no dependerá de 3 factores:

a) El tiempo disponible que tienes
b) Tu presupuesto
c) El grado de involucramiento que deseas tener en todo el proceso

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