viernes, 8 de febrero de 2013

Línea de tiempo para la organización de tu evento


La clave del éxito de tu evento es la planeación y una excelente organización. A continuación te presentamos una línea de tiempo que te será de gran utilidad para llegar a tu celebración sin estrés y con todos los puntos necesarios cubiertos. Ya sea que tu evento sea una despedida, un baby shower, un Bautizo o una Primera Comunión, lo que sea, ésta línea de tiempo te ayudará a organizarte mejor.

TRES MESES ANTES DEL EVENTO:
-Visita diferentes salones de fiesta, así como iglesias si el evento es religioso.
-Fija la hora, el lugar y la fecha de la fiesta.
-Haz una lluvia de ideas acerca del tema, colores y menú que usarás en tu evento. Busca ideas en Internet.  Elabora un collage con fotos de lo que más te agradó de tu búsqueda.
-Elabora tu presupuesto.
-Elabora una lista preliminar de los invitados.
-Contrata los servicios necesarios para el gran día (salón, alquiladora, banquete, meseros, música, show,  etc.). Recuerda que en todo tendrás que dar un anticipo de al menos el 50% del total.

DOS MESES ANTES DEL EVENTO:
-Planea las actividades que se llevarán a cabo con los horarios de las mismas. Recuerda que los salones de fiestas se rentan por 5 horas continuas.
-Ve comprando, poco a poco, las cosas que necesitarás como decoración, recuerditos, mesa de dulces, etc.
-Define cómo quieres tus centros de mesa y ve adquiriendo o contratando lo necesario.
-Contrata a Parttis para el diseño de las invitaciones.
-Envía los “aparta la fecha” (si es necesario).
-Contrata el servicio de mesa de regalos en caso de que así lo quieras. 

UN MES ANTES DEL EVENTO:
-Revisa y verifica la lista de invitados.
-Entrega o envía las invitaciones (notifica si tienes mesa de regalos o si habrá cooperación).
-Define el menú que se servirá el gran día, contrata lo necesario.
-Comienza a preparar la decoración.
-Escanea los artículos de tu elección para la mesa de regalos.

TRES SEMANAS ANTES DEL EVENTO:
-Pide prestadas o renta las cosas que te hagan falta para la celebración.
-Pide y confirma la ayuda de las personas que necesites para ese día.

DOS SEMANAS ANTES DEL EVENTO:
-Compra los desechables de la fiesta.
-Prepara los centros de mesa del evento.
-Define los detalles de la celebración, finaliza las especificaciones de la fiesta.

UNA SEMANA ANTES DEL EVENTO:
-Confirma a los asistentes mediante una llamada telefónica.
-Confirma en el salón/jardín el número de invitados – para saber cuántas mesas y cuántos menús habrá.
-Personaliza los recuerditos de la fiesta.
-Define la agenda del evento con horario y revisa quién se hará cargo de cada actividad. Entrega copia de la agenda a los involucrados.
-Si planeas poner una mesa de dulces, postres, botanas o bocadillos, haz un ensayo para ver cómo quedaría y fíjate si te hace falta comprar algo. Coloca notas en cada plato o charola de qué alimentos llevarán.
-Elabora una lista de compras.
- Determina cómo quedará la distribución de las mesas – haz un croquis.

DOS DÍAS ANTES DEL EVENTO:
-Compra la comida o los artículos perecederos que necesitas para el gran día.
-Prepara y deja a la mano todo lo que transportarás a la fiesta.
-Prepara y recarga tu cámara fotográfica.
-Prepara los platillos del menú que puedan hacerse con anticipación.

UN DÍA ANTES DEL EVENTO:
-Limpia y decora el lugar de la fiesta (a excepción de los globos, recuerda que esos se colocan hasta minutos antes que de inicio la fiesta).
-Hornea o recoge el pastel.
-Cambia dinero o prepara las liquidaciones de los servicios en sobres de dinero. De preferencia liquida todo este día, para que puedas disfrutar de la fiesta sin preocupaciones.
-Confirma, si lo ves necesario, todos los servicios contratados para el evento.

EL DÍA DEL EVENTO:
-Prepara los alimentos que hacen falta.
-Ultima detalles en el lugar de la fiesta, coloca los centros de mesa y los detalles extras (ayúdate de el personal del lugar o de algún amigo o familiar para que tú tengas tiempo de prepararte).
-Decora el lugar con globos.
-Arréglate para estar lista por lo menos una hora antes de que empiece la fiesta.
¡D I S F R U T A!

Esperamos que esta guía te sea de mucha utilidad, si la ocupas, cuéntanos cómo te ayudó.

1 comentario:

  1. Parece un gran espectáculo para asegurar la diversión en una buena despedida de soltera.
    Cada vez son más las personas que quieren romper los estereotipos y con vuestra labor aseguráis que esto sea así.

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